QUAIS DOCUMENTOS LEGAIS SÃO ESSENCIAIS EM UM PROCESSO DE FUSÃO DE EMPRESAS?

Edson Gissoni e Rual Rousselet – Sócios Executivos da DMS PARTNERS

QUAIS DOCUMENTOS LEGAIS SÃO ESSENCIAIS EM UM PROCESSO DE FUSÃO DE EMPRESAS?

Os documentos legais essenciais em uma fusão vão desde instrumentos preliminares de negociação até atos societários formais para registro e eficácia perante terceiros. Embora a lista específica varie conforme o tipo societário e o desenho da operação, alguns documentos aparecem de forma recorrente em praticamente todas as fusões no Brasil.

Instrumentos preliminares de negociação

• Acordo de confidencialidade (NDA): protege as informações estratégicas trocadas durante conversas e due diligence, impondo sigilo e limites de uso.

• Carta de intenções / Term sheet / Memorando de entendimentos (LOI / MoU): registra os principais termos econômicos e comerciais, como estrutura, critérios de valuation, governança e cronograma, servindo de base para a documentação definitiva.​

Esses documentos não substituem os contratos finais, mas reduzem incertezas, organizam o processo e ajudam a mitigar riscos de desalinhamento entre as partes.

Documentos societários e de avaliação

• Contratos sociais ou estatutos e todas as alterações: comprovam a regularidade das sociedades e a legitimidade de administradores e sócios para deliberar sobre a fusão.

• Laudos de avaliação de patrimônio líquido: elaborados por peritos ou empresa especializada, são exigidos para mensurar o valor de cada sociedade e suportar a relação de troca e o capital da nova empresa.

• Certidões fiscais e outras certidões negativas: demonstram a situação fiscal e legal das empresas, sendo comumente solicitadas para fins de análise de riscos e registro. Esses documentos formam a base técnica e jurídica que sustenta tanto as deliberações societárias quanto o registro da operação nos órgãos competentes. ​

Acordo ou contrato de fusão e protocolo/justificação

• Acordo/contrato de fusão: é o documento central que descreve os termos e condições da união, direitos e obrigações das partes, critérios de sucessão e estrutura da nova sociedade.

• Protocolo e justificação da fusão: previstos na Lei das S.A. e na regulamentação do DREI, apresentam as características da operação, a fundamentação econômica e jurídica, a avaliação dos patrimônios e os efeitos esperados. ​

Em geral, o protocolo e a justificação acompanham o contrato de fusão e são submetidos à aprovação dos sócios ou acionistas em assembleias ou reuniões específicas. ​

Atas, contratos da nova sociedade e registro

• Atas de assembleia/reuniões de sócios: aprovam o protocolo e a justificação, o laudo de avaliação, a fusão propriamente dita e a constituição da nova sociedade, além de autorizar administradores a praticar os atos necessários.

• Contrato social ou estatuto da nova sociedade: estabelece a estrutura societária, capital, órgãos de administração e regras de governança da empresa resultante.

• Requerimentos e formulários de registro: instruem o arquivamento da fusão na Junta Comercial, acompanhados dos demais documentos exigidos por normas como a Instrução Normativa DREI nº 35. ​

Somente após o arquivamento dos atos na Junta Comercial (e eventuais registros adicionais) a fusão produz efeitos plenos perante terceiros e a nova sociedade passa a existir formalmente.

Documentos acessórios e regulatórios

• Acordo de acionistas ou quotistas: disciplina direitos políticos e econômicos entre sócios na companhia resultante, incluindo regras de voto, bloqueio, saída e resolução de conflitos.

• Documentos para órgãos reguladores (ex.: CADE): em operações relevantes, pode ser necessário protocolar formulários e petições específicas para análise concorrencial e de outros reguladores setoriais.

• Inscrições e alterações cadastrais: abrangem comunicações à Receita Federal, fazendas estaduais e municipais, além de atualizações em contratos, licenças e alvarás em nome da nova sociedade. ​

Na prática, a recomendação é sempre elaborar um checklist jurídico-societário customizado para a operação, alinhado ao tipo societário, setor regulado e porte da fusão, garantindo que nenhum documento obrigatório seja omitido. ​

Contem com a assessoria do time de especialistas em Fusões & Aquisições (M&A) da DMS Partners.